Amira, documentaire informatievoorziening

“Ik ben medewerker DIV, dat is de documentaire informatievoorziening van de Hoge Raad. Er werken nu elf mensen bij DIV. Wij zijn verbonden aan de centrale balie waar de dossiers en de aangetekende poststukken binnenkomen. Advocaten komen daar om hun stukken aan te leveren, vooral in civiele zaken, gerechtsdeurwaarders komen exploten betekenen aan het adres van de Hoge Raad. Al dat papier nemen we in ontvangst, en dat wordt in ons beveiligde systeem geregistreerd. De hoven en rechtbanken sturen ons de papieren dossiers bestemd voor de cassatieprocedure. Als zo’n dossier bij ons binnenkomt, registreren wij dat en zetten wij dit door naar de strafgriffie. Mijn rol hierin is dat ik de strafgriffie ondersteun door een boekje te maken van de kerndocumenten die nodig zijn voor de cassateprocedure. Daarnaast heb ik zowel in- als extern contact met betrokkenen in cassatiezaken.’’

Fax

“De correspondentie van de advocaten in strafzaken komt per post, fax of via het digitale portaal binnen. In een stelbrief meldt een advocaat dat hij een verdachte bijstaat. Daarnaast dient een advocaat binnen een termijn van 60 dagen na aanzegging een schriftuur aan te leveren. Sommige advocatenkantoren gebruiken de fax. Die bestaat nog, maar dan moet je niet denken aan zo’n oud apparaat waar dat grijze papier uitrolt. Faxen worden tegenwoordig digitaal verstuurd. Er zijn advocaten die om welke reden ook vasthouden aan de fax. Als een advocaat nog maar één dag heeft om een schriftuur in te dienen voor een cliënt, dan is het riskant om dat met de post te doen. Een advocaat kan die brief ook via het portaal indienen, maar niet iedereen doet dat. Dat is uiteindelijk wel waar wij naar streven.”

Barcodes

“Wij verwerken de fysieke en digitale post uit het portaal in Mijn Werkomgeving (het zaaksysteem van de Hoge Raad, red.) en die informatie koppelen we aan een zaak. Als die zaak er nog niet is, dan houden we de stelbrieven bij ons, is er wel een dossier van de zaak en er is een behandelaar, dan gaan ze naar de strafgriffie. Ze gaan in een dossier met alle correspondentie in een fysieke map – de Hoge Raad-map – naar de griffie. Die map wordt na behandeling van de zaak gearchiveerd. We werkten daarbij tot voor kort met een stempel waaraan je moest draaien om de datum en het jaartal te vinden. Dat vonden we zó ouderwets. We hebben daar overleg over gehad en nu werken we met barcodestickers.”

Gezondheid

“Ik werk nu zo’n drie jaar bij de Hoge Raad. Ik ben in het begin van de coronatijd begonnen. Wij hebben op onze afdeling een vitale functie, dus  thuiswerken was niet mogelijk. Je mag vanwege de privacy een strafdossier niet mee naar huis nemen. Ik kon thuis ook niet inloggen op mijn werk, andere afdelingen hebben die bevoegdheid wel. Zo erg was dat niet, want ik moest toch worden ingewerkt. Voordat ik bij de Hoge Raad begon, werkte ik in het maatschappelijk werkveld. Daarin heb ik wel zo’n beetje alles gedaan wat je kon doen. Ik heb met jongeren in de jeugdhulpverlening gewerkt, met ouderen, in de psychiatrie en met mensen met een handicap. Ik heb hart voor de zorg en voor de mensen in de zorg, maar mijn gezondheid begon te lijden onder het altijd maar onregelmatig moeten werken. Ik wilde meer regelmaat en structuur in mijn leven.”

Thuis

“Ik zocht op Werken voor Nederland, dat is een website met vacatures bij de rijksoverheid, en daarop kwam ik de Hoge Raad tegen. Ik heb een sollicitatiebrief geschreven en ik mocht langskomen. Daar schrok ik wel van. Ik was het informele maatschappelijk werk gewend, waarbij je heel dicht op de sociale wereld van de cliënten staat. En toen stapte ik bij de Hoge Raad binnen. Pas ik hier wel? De medewerkers die mij ontvingen waren meteen positief; ze stelden mij op mijn gemak. Ik kon mijzelf zijn. Het was er helemaal niet zo formeel en stijfjes als ik had verwacht. Het was een heel leuk gesprek. Diezelfde middag nog werd ik gebeld: ik kon bij de Hoge Raad aan de slag. De overgang was natuurlijk enorm groot, maar ik kan na drie jaar zeggen: ik ben geen meester in de rechten, maar ik voel mij helemaal thuis bij de Hoge Raad.”