In control-verklaring

Inleiding

De Hoge Raad is een gemeenschappelijke organisatie bestaande uit drie zelfstandige onderdelen: het rechtsprekende college de Hoge Raad en het parket bij de Hoge Raad, alsmede de directie bedrijfsvoering.

Ondersteuning van de raad en het parket

De directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad zorgt voor de ondersteuning van de leden van de raad en het parket en de inrichting van de gemeenschappelijke organisatie. De directie bedrijfsvoering is daarbij verantwoordelijk voor de wetenschappelijke en administratieve ondersteuning van de leden van de raad en het parket, ingedeeld naar de drie sectoren civiel, straf en belasting en van de twee kabinetten ter ondersteuning van president van de Hoge Raad en procureur-generaal bij de Hoge Raad. Daarnaast zorgt de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad onder andere voor het beheer van de financiën, ICT, interne (facilitaire) zaken, personeelszaken, kennismanagement en communicatie.

De beheersing van bedrijfsvoeringsprocessen – algemeen

De directie bedrijfsvoering zet zich in voor het borgen van de continuïteit in de ondersteunende processen met het oog op de taakuitoefening door de raad en het parket. Daarbij hoort het identificeren en monitoren van mogelijke risico’s en het nemen van maatregelen om die risico’s beheersbaar te houden. In de in- en externe omgeving van de Hoge Raad vinden veranderingen en ontwikkelingen plaats, die worden betrokken in een jaarlijkse analyse. Indien nodig volgen uit die jaarlijkse analyse aanpassingen van de werkprocessen. De in- en externe controlemechanismen hebben dit jaar effectief gefunctioneerd.

IT-veiligheid

Om een betrouwbare en veilige digitale werkomgeving te kunnen waarborgen, zorgt de directie bedrijfsvoering ervoor dat er structureel assessments plaatsvinden waarbij de IT-omgeving door onafhankelijke externe experts wordt getoetst. Daarbij is er specifieke aandacht voor het zaakregistratiesysteem.

Daarnaast is een belangrijke component in het creëren van een veilige IT-omgeving het bewustzijn onder de medewerkers van het belang van het veilig gebruik van de hard- en software die zij gebruiken in het kader van hun werkzaamheden. Dit wordt daarom op verschillende manieren structureel onder de aandacht van de medewerkers gebracht.

Financiën

In 2024 is de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) versterkt. Doelstellingen worden concreter vastgesteld en de realisatie nadrukkelijker gemonitord. Ook wordt er gerichter geanticipeerd op lange termijn ontwikkelingen. Het gaat hierbij onder meer om: IT-ontwikkelingen en investeringen die nodig zijn om de digitale werkomgeving up-to-date te houden en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de inspanningen die geleverd moeten worden om kwalitatief personeel aan te kunnen blijven trekken. De P&C-cyclus is, mede hierdoor, ook een hulpmiddel om tijdig het gesprek te kunnen voeren met het ministerie van Justitie en Veiligheid over het beschikbare financiële kader in relatie tot de meerjarige werkplannen en begroting.

De Hoge Raad is verplicht om in te kopen binnen de kaders van de aanbestedingsregelgeving. In 2023 is de inkoopfunctie binnen de Hoge Raad gecentraliseerd. Dit heeft ertoe geleid dat er centraal toezicht kan worden gehouden op het gehele inkoopproces. Tevens kunnen er gerichte analyses plaatsvinden waarbij uitgaven in kaart worden gebracht, waarbij bijvoorbeeld ook kan worden getoetst of de aanbestedingsregelgeving op de juiste wijze is toegepast.

Personeel en veiligheid

Een geldige verklaring omtrent het gedrag (VOG) is één van de basisvoorwaarden om bij de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad in dienst te kunnen komen. De afdeling P&O ziet erop toe dat deze verklaring wordt aangevraagd en houdt bij of die ook wordt afgegeven. Als een medewerker binnen de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad een andere/nieuwe functie aanvaardt, kan hiervoor een nieuwe VOG vereist zijn. Voor een aantal functies wordt een zwaardere screening toegepast.

Sociale veiligheid is op het werk van belang. De medewerkers worden bij de beëdiging en ook daarna met regelmaat gewezen op de mogelijkheid om hierover te spreken met de leidinggevende, met de afdeling P&O en/of met de directeur bedrijfsvoering. Ook zijn er interne vertrouwenspersonen die laagdrempelig geconsulteerd kunnen worden door de medewerkers. Klachtenregelingen zijn goed vindbaar op intranet. Medewerkers die externe contacten hebben, kunnen weerbaarheidstrainingen volgen. Voor incidenten met een veiligheidscomponent is intern een registratie- en escalatieprocedure afgesproken.

De directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad heeft in 2024 extra aandacht besteed aan de werving van medewerkers voor het wetenschappelijk bureau. Dit heeft geresulteerd in een aantal specifieke wervingsmomenten die met een intensieve arbeidsmarktcampagne zijn ondersteund.

Fraudepreventie

Een aantal maatregelen is expliciet gericht op het terugdringen van frauderisico’s. De inrichting van het financiële systeem is zodanig dat de verschillende taken verspreid zijn over meerdere functies om hiermee een vierogen-principe te borgen. Een in- en externe risicoanalyse is een integraal onderdeel van de P&C-cyclus. De gedragscode integriteit Rijk is van toepassing op de bedrijfsvoeringmedewerkers van de Hoge Raad. Bij het vermoeden van misstanden kunnen deze gemeld worden via bijvoorbeeld vertrouwenspersonen, leidinggevenden, de directeur bedrijfsvoering of bij de externe integriteitscommissie.

De personele mutaties, zoals vastgelegd in de arbeidsvoorwaardenovereenkomst en rechtspositionele besluiten gedurende het dienstverband, worden gecontroleerd in het personeels- en salarissysteem P-Direkt. Na controle worden de mutaties geaccordeerd door de directeur bedrijfsvoering. Er wordt jaarlijks een audit uitgevoerd op zowel het financiële systeem als het salarissysteem.

Nieuwe directeur bedrijfsvoering

Per 15 september 2024 is de toenmalige directeur bedrijfsvoering uit dienst gegaan bij de Hoge Raad. Op 20 december 2024 is de nieuwe directeur bedrijfsvoering gestart. In de tussengelegen periode heeft de manager P&O, conform het mandaatbesluit van de directeur bedrijfsvoering Hoge Raad, de ondertekeningen gedaan van personeelsbesluiten en contracten.

13 maart 2025, Den Haag

Drs. L.G.J. Aarts
Directeur bedrijfsvoering